Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems bringt Ihrer Organisation einen enormen Nutzen. Steigerung der Kundenzufriedenheit, Reduzierung von Reklamationen, Kostenoptimierung, klare und abgestimmte Verantwortlichkeiten sowie Wettbewerbsfähigkeit sind nur einige von vielen Vorteilen, die ein funktionierendes Qualitätsmanagement mit sich bringt. Aufbauend auf dem Artikel Qualitätsmanagement professionell anwenden werden im Zuge dieser neuen Artikelreihe die wesentlichsten Bereiche näher erläutert, um Qualitätsmanagement zu verstehen und auch tatsächlich zu leben, damit der erfolgreichen Implementierung in Ihrer Organisation nichts mehr im Wege steht.
Interne Audits sind ein wichtiges Managementwerkzeug zur Unterstützung der Organisation bei der operativen Aufgabenumsetzung. Daher sind Interne Audits Thema dieses sechsten Teils der QM-Tipps und es werden folgende Fragen beantwortet:
Was ist ein Internes Audit und was sind Gründe zur Durchführung eines Audits?
Wie wird ein Internes Audit am besten geplant und durchgeführt?
Wer kann ein Internes Audit durchführen?
Audits sind Prüfungen, die die Sinnhaftigkeit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz bestehender Abläufe und Prozesse untersuchen. Ziel eines solchen Check-ups ist es, eventuelle Korrekturmaßnahmen abzuleiten und umzusetzen, damit eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und Managementsystem gewährleistet werden kann. Bei der Zertifizierung eines Managementsystems wird sich das Unternehmen mit der Durchführung von Audits beschäftigen müssen und zwar mit dem Internen und dem Externen Audit.
Der wesentlichste Unterschied zwischen dem Internen und dem Externen Audit ist der Zweck. Ein Internes Audit soll die eigenen Grundlagen und Anforderungen stabilisieren und optimieren und ist daher ein wesentlicher Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Unternehmen. Das Interne Audit wird in der Regel auch von einem internen Auditor durchgeführt. Hier spricht man dann von einem First Party Audit, weil keine weitere Partei beteiligt ist. Im Gegensatz dazu ist ein Externes Audit unbedingt von einer externen Person bzw. externen Partei durchzuführen. Hier unterscheidet man zwischen dem Second Part Audit, bei dem der Kunde und Lieferant involviert sind, um die Fähigkeit der Einhaltung der Kundenanforderungen zu prüfen, und dem Third Party Audit, das von einer unabhängigen Partei wie einer Zertifizierungsstelle vorgenommen wird mit dem Zweck der Zertifizierung nach einem Managementsystem.
Damit Sie die Prozesse und Anforderungen Ihrer Organisation ausreichend vorbereitet prüfen, betrachten wir die Internen Audits nun näher.
Was ist ein Internes Audit und was sind Gründe zur Durchführung eines Internen Audits?
Interne Audits dienen zur objektiven Verifizierung der Erfüllung relevanter Anforderungen anhand von Zahlen, Daten und Fakten. Dabei geht es in erster Linie um Spezifikationen, Prozessbeschreibungen oder Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Diese Anforderungen und Vorgaben werden unter anderem auf Verständlichkeit, Umsetzung und Interpretation untersucht. Da sich Interne Audits sehr gut für das interne Kontrollsystem einsetzen lassen, sind sie in allen Systemnormen eine Anforderung.
Ein Internes Audit ist eine Untersuchung in Form eines systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozesses. Dabei werden objektive Nachweise und Auswertungen erbracht, um zu bestimmen, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind:
- Systematisch steht für ein planvolles, methodisches und durchdachtes Vorgehen.
- Unabhängigkeit ist mit der Unparteilichkeit des Auditors gegeben. Auditoren müssen während ihrer Audittätigkeit frei von Voreingenommenheit und Interessenkonflikten sein.
- Ein dokumentierter Prozess bedeutet, dass der Ablauf des Internen Audits sowie die gewonnenen Erkenntnisse festgehalten werden sollten.
- Unter objektiver Auswertung wird ein sachliches und tatsachenorientiertes Vorgehen verstanden. Die Auswertung erfolgt nach Zahlen, Daten und Fakten.
- Auditkriterien und Auditnachweise sollten kontextbezogen unter Bezugnahme des Auditziels (= Zweck bzw. Absicht des Audits) ermittelt werden.
Ein Internes Audit ist immer ein Führungsinstrument und dient zur Information des Managements. Aus dem Internen Audit können oftmals wichtige Steuerungsmaßnahmen für das Unternehmen abgeleitet werden. Ein Beispiel könnte sein, dass die Erkenntnis gewonnen wurde, dass Gesetze nicht ausreichend eingehalten werden und daher die Einführung eines Rechtsmanagements empfohlen wird.
Interne Audits unterstützen dabei, Maßnahmen nach ihrer Wirksamkeit und Angemessenheit zu bewerten, Verbesserungspotenziale und Risiken zu identifizieren, Anforderungen zu erfüllen und die Rechtssicherheit zu erhöhen.
Wie wird ein Internes Audit am besten geplant und durchgeführt?
Ein Internes Audit bedarf einer genauen Planung, daher empfiehlt es sich, einen Auditprozess zu definieren, der wie folgt aussehen kann:
1. Auditprogramm festlegen
Das Auditprogramm dient dazu, ein oder mehrere Interne Audits für einen spezifischen Zeitraum, z. B. ein Kalenderjahr oder auch für drei Jahre, zu planen. Diese geplanten Internen Audits sollten auf einen spezifischen Zweck hin, also dem jeweiligen Auditziel entsprechend, ausgerichtet sein. Die Anzahl der Internen Audits hängt von der Größe, der Art oder dem Komplexitätsgrad der Organisation ab. Freigegeben wird das Auditprogramm vom Management und es bedarf einer laufenden Überwachung.
2. Auditvorbereitung
Im ersten Schritt der Auditvorbereitung sind die Auditkriterien festzulegen, die sich aus dem Auditziel ergeben. Kriterien für ein Internes Audit können beispielsweise Managementdokumentationen, gesetzliche und behördliche Vorschriften, Normen, Richtlinien, Kundenanforderungen oder Versicherungsvorgaben sein.
Im nächsten Schritt werden diese Dokumente geprüft. Dabei werden zwei Aspekte verfolgt: Erstens die Prüfung der vorliegenden Dokumente auf Übereinstimmung – also Konformität – mit den festgelegten Auditkriterien. Sollte etwas nicht passen, kann es in diesem Schritt erkannt und rechtzeitig noch vor dem Audit vor Ort beseitigt werden. Der Auditor hat durch die Prüfung der Dokumentation aber auch die Möglichkeit, sich in die Vorgabedokumentation einzulesen. Er prüft die Informationen, die für das Vor-Ort-Audit notwendig sind. Dies erleichtert die Erstellung einer Checkliste und die Auditierung vor Ort erheblich.
Die Erstellung einer Auditcheckliste ist auch der dritte Schritt in der Vorbereitung des Internen Audits. Sie dient dem Auditor einerseits als methodische Sicherstellung, damit die festgelegten Auditkriterien auf Erfüllung auditiert werden, und andererseits als Grundlage für die laufende Dokumentation des Internen Audits.
Als nächstes wird die Auditmethode bestimmt. Dabei handelt es sich um die Vorgehensweise bei einem Internen Audit. Audits können beispielsweise entlang der Wertschöpfungskette von Prozessen oder Funktionen, als Auditstichprobe (= die Anzahl der zu auditierenden Gegenstände) oder als Remote-Audit – also ohne physische Anwesenheit des Auditteams vor Ort, beispielsweise via Telefon oder Skype – durchgeführt werden. Audits sind aber auch in Form eines (meistens) unangekündigten und kurzfristig angelegten Blitz- bzw. Ad-hoc-Audits möglich.
Im letzten Schritt wird der Auditplan erstellt, der als Basis für die Übereinkunft zwischen dem Auditteam und der zu auditierenden Organisation hinsichtlich der Auditdurchführung vor Ort erstellt wird. Darin sollten folgende Dinge enthalten sein: das Auditziel, die Auditkriterien, der Auditumfang, der Termin und Ort der Durchführung, die geplante Dauer der Audittätigkeit, das Auditteam und die Begleitpersonen sowie die Bereitstellung von erforderlichen Ressourcen.
3. Auditdurchführung
Den Start des Audits vor Ort gibt das Eröffnungsgespräch. Dieses umfasst in der Regel die Besprechung des Auditplans, die geplante Audittätigkeit, die Kommunikationskanäle – also die Ansprechpersonen und die Auditsprache – und ermöglicht Fragen seitens der auditierenden Personen. Beim Audit vor Ort hat der Auditor die Aufgabe, Auditnachweise in Bezug auf die Auditkriterien aus Aufzeichnungen, Dokumenten, Befragungen von Mitarbeitern oder Berichten aus anderen Quellen wie Webseiten zu sammeln. Diese gesammelten Auditnachweise sind die Basis, um Auditfeststellungen treffen zu können. So wird auf eine Konformität oder eine Nichtkonformität zu einem Auditkriterium hingewiesen. Aus diesen Auditfeststellungen können – je nach Ziel des Audits – auch Verbesserungsmöglichkeiten abgeleitet werden. Während des Internen Audits werden die Auditnachweise und Auditfeststellungen angemessen protokolliert. Die Protokollierung erfolgt üblicherweise mit der Auditcheckliste. Dadurch wird das Interne Audit nachvollziehbar und das Protokoll bietet eine gute Grundlage für die Erstellung des Auditberichtes. Die Auditschlussfolgerungen sollten vom Auditteam vor dem Abschlussgespräch getroffen werden. Dabei werden die Feststellungen und andere angemessene Informationen hinsichtlich des Auditziels bewertet. Beim Abschlussgespräch werden die Feststellungen und Schlussfolgerungen so dargelegt, dass sie von den zuständigen Personen der auditierten Organisation verstanden und bestätigt werden.
4. Erstellung des Auditberichts
Nach dem Audit vor Ort sollte vom Auditteam ein offizieller Bericht über das Interne Audit erstellt werden. Dieser sollte eine umfassende, genaue und eindeutige Aufzeichnung des Internen Audits ergeben.
5. Einleitung der Folgemaßnahmen des Internen Audits
Von den zuständigen Personen der auditierten Organisation sollten auf Basis des Auditberichtes die notwendigen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Die Maßnahmen sind innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens umzusetzen und sollten nicht ungerechtfertigt verzögert werden. Der Abschluss und die Wirksamkeit von Maßnahmen sind zu verifizieren – dazu kann ein nachgelagertes Internes? Audit durchgeführt werden, das „Nachaudit“.
Wer kann ein Internes Audit durchführen?
Sollte ein Auditor in dem zu auditierenden Prozess oder Bereich in der Vergangenheit gearbeitet haben, ist auf eine Sperrfrist (Empfehlung: mindestens zwei Jahre) zu achten, um eine unabhängige Durchführung zu gewähren.
Die Qualität eines Internen Audits hängt in hohem Maße von der Kompetenz des Auditteams ab. Darunter wird die Befähigung verstanden, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen. Daher sollten Auditoren im Besonderen über ein angemessenes persönliches Verhalten sowie über entsprechendes Wissen und Fertigkeiten verfügen.
Sind Sie neugierig geworden und wollen mehr Informationen zum Qualitätsmanagement? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf Ihre Nachricht.
Herzlichst, Ihre Andrea Neuber