Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems bringt Ihrer Organisation einen enormen Nutzen. Steigerung der Kundenzufriedenheit, Reduzierung von Reklamationen, Kostenoptimierung, klare und abgestimmte Verantwortlichkeiten sowie Wettbewerbsfähigkeit sind nur einige von vielen Vorteilen, die ein funktionierendes Qualitätsmanagement mit sich bringt. Aufbauend auf dem Artikel Qualitätsmanagement professionell anwenden werden im Zuge dieser neuen Artikelreihe die wesentlichsten Bereiche näher erläutert, um Qualitätsmanagement zu verstehen und auch tatsächlich zu leben, damit der erfolgreichen Implementierung in Ihrer Organisation nichts mehr im Wege steht.

Im vierten Teil der QM-Tipps steht die Qualitätsplanung im Fokus und dabei werden folgende Fragen beantwortet:

Was ist der Nutzen von Qualitätsplanung?

Was gilt es bei der Qualitätsplanung zu beachten?

Wie wird die Qualitätsplanung durchgeführt und dokumentiert?

 

Ohne Planung ist Qualität ein Zufall! In den Wertschöpfungsprozessen nehmen Planungsaktivitäten deshalb eine immer wichtiger werdende Rolle ein. Gründe dafür sind zum Beispiel kürzer werdende Entwicklungszyklen, steigende Kundenanforderungen und reduzierte Lieferzeiten. Daher sind eine intensive Planung und die damit verbundene Ermittlung der Anforderungen umso wichtiger, um die korrekten Ergebnisse der einzelnen Aktivitäten entsprechend sicherzustellen.

Warum ist Qualitätsplanung so wichtig?

Planung ist im Privaten wie Beruflichen unerlässlich. Dabei geht um die Realisierung unserer kurz-, mittel- und langfristigen Ziele, die erforderlichen Maßnahmen und notwendigen Instrumente. Eine Abweichung zur optimalen Zielerreichung kann mit der Planung rechtzeitig erkannt werden. Für eine Organisation bedeutet das, aufgrund von Fehlern entstehende Kosten zu vermeiden.
Eine geeignete Planung sollte bereits im Entwicklungsstadium stattfinden, da 70 – 80 % der Fehler und schließlich der Kosten ihren Ursprung bereits in der Konstruktion haben. Das verdeutlicht auch die sogenannte „Zehnerregel der Fehlerkosten“: Diese besagt, dass mit jeder Fehlerfortpflanzung von einer Wertschöpfungsstufe in die nächste die damit verbundenen Fehlerkosten um das 10-Fache zunehmen.

 

Etwa 80 % der Fehler werden erst bei der Endkontrolle oder beim Kunden entdeckt. Dabei riskiert man nicht nur einen Verlust von Kunden, die nur mit viel Aufwand und Kosten wieder zurückzugewinnen sind. Umso später ein Fehler entdeckt wird, desto schwieriger und teurer ist die Fehlerbehebung. Daher ist es wichtig, bereits in der Planungsphase des Produktes oder der Dienstleistung Fehler zu vermeiden und nicht erst nachträglich fehlerhafte Güter zu korrigieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass das zu realisierende Produkt auch exakt den Anforderungen des Kunden entspricht.

Welche Einflüsse bestimmen die Qualitätsplanung?

Jede Organisation unterliegt verschiedenen internen und externen Faktoren, die ihr Handeln beeinflussen. Man spricht hier vom Kontext der Organisation, deren Ermittlung eine wesentliche Anforderung des ISO 9001:2015 Standards ist. Mehr Informationen dazu finden Sie im dritten Teil der Artikelserie „Anforderungen der ISO 9001:2015“.
In der folgenden Abbildung sehen Sie jene Einflussgrößen, die in der Qualitätsplanung jeder Organisation beachtet werden müssen. Es kann noch weitere Bereiche geben, die auf die Qualitätsplanung Auswirkung haben – diese müssen aber je nach Organisation zusätzlich ermittelt werden.

 

Im ersten Schritt müssen also immer die Anforderungen an die Organisation sowie an die Produkte und Dienstleistungen ermittelt werden, um deren Umsetzung und Prüfung im Wertschöpfungsprozess entsprechend einzuplanen.

  • Kundenanforderungen beinhalten nicht nur technische Anforderungen, wie z. B. Produktanforderungen, sondern alle mit dem Kunden vertraglich geschlossenen Vereinbarungen. Das können zum Beispiel allgemeine Einkaufsbedingungen, Qualitätssicherungsvereinbarungen, Zeichnungen, Bestellungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen sein.
  • Organisationen unterliegen üblicherweise einer Fülle von gesetzlichen und behördlichen Anforderungen, die wiederum Auswirkungen auf die Qualitätsplanung haben können. Diese sollten systematisch erfasst und in einem internen Rechtsregister dokumentiert werden. Beispiele dafür sind spezielle Anforderungen an das Produkt, wie der Einbau von Schutzvorrichtungen, oder Anforderungen an die Betriebsmittel, beispielsweise der Einsatz kalibrierter Waagen, sowie Anforderungen an die Produktprüfung (Abnahmeprüfungen und wiederkehrende Prüfungen). Die Nichteinhaltung von Gesetzen und behördlichen Vorgaben kann schwerwiegende rechtliche Folgen für Sie und Ihre Organisation haben.
  • In Unternehmen existieren im Normalfall interne Vorgaben und viele unterschiedliche Anweisungen und Verfahren, die in der Qualitätsplanung entsprechend berücksichtigt werden müssen. Hier handelt es sich beispielsweise um Kalkulationsrichtlinien mit Gewinnangaben oder um Richtlinien, welche Materialien nicht eingesetzt werden dürfen, sowie unterschiedliche Anweisungen und Verfahren wie bestimmte Tätigkeiten durchzuführen sind. Bei der Ermittlung dieser Anforderungen ist der Einsatz eines bereichsübergreifenden Teams sehr empfehlenswert.

Wie wird die Qualitätsplanung durchgeführt und dokumentiert?

Die Planung erstreckt sich im Wesentlichen über folgende wichtige Bereiche:

  1. die Qualitätsplanung des Unternehmens und dessen Prozesse sowie
  2. die eigentliche Prüfplanung zur Prüfung der Produkte, Produktgruppen und Dienstleistungen und
  3. daraus folgend die Prüfanweisung, in der die durchzuführenden Maßnahmen dokumentiert werden

1. Qualitätsplanung

Die Qualitätsplanung beschäftigt sich zuerst mit der allgemeinen Planung der Aufbauorganisation, zum Beispiel in Form eines Organigramms, und der Ablauforganisation, beispielsweise in Form einer Prozesslandkarte. Im Anschluss erfolgt die aktive Steuerung des Unternehmens und dessen Prozesse, um die Anforderungen der Produkte und Dienstleistungen gezielt erfüllen zu können. Nur geplante Abläufe und Tätigkeiten, wie Prozesse, Verfahren oder Arbeitstätigkeiten, können entsprechend gelenkt und verbessert werden.

Die Qualitätsplanung ist Teil der betrieblichen Planung und Steuerung. Dabei gilt es zu beachten, dass…

  • …die Anforderungen der Produkte und Dienstleistungen, wie die Produktmerkmale und -eigenschaften, genau festgelegt sind und die Parameter, wie Termine, Kosten, Durchlaufzeiten und Maschineneinstellungen, für die anzuwendenden Prozesse definiert sind.
  • …die Kriterien für die Annahme bzw. Freigabe von Produkten und Dienstleistungen (zum Beispiel Toleranzen und Grenzmuster) festgelegt sind.
  • …das Unternehmen über die notwendigen Ressourcen wie Maschinen, Werkzeuge oder Personal verfügt.
  • …die benötigten dokumentierten Informationen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder Prüfprotokolle, vorhanden sind.
  • …die dokumentierten Informationen wie Arbeitsanweisungen oder Prüfprotokolle zur Verfügung stehen.

Die Aufbauorganisation wird im Organigramm dargestellt, während die Ablauforganisation in Form von Prozesslandkarten visualisiert wird. Die einzelnen Prozesse und Verfahren werden in Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen detailliert beschrieben. Die Ergebnisse der Qualitätsplanung werden häufig in Besprechungsprotokollen oder in diversen Plänen wie Qualitätsplänen, Kontroll -Plänen oder Produktionslenkungsplänen dargestellt.

2. Prüfplanung

Bei der Prüfplanung wird die Prüfung der einzelnen Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung festgelegt. Die Produkte und Dienstleistungen werden in ihre Bestandteile bzw. Abschnitte unterteilt, um sie getrennt voneinander betrachten zu können. Dann wird für jeden Bestandteil – also für jedes Einzelteil – eine Prüfplanung festgelegt. Das Ergebnis ist in der Regel der Prüfplan. Darin sollten folgende Informationen zu finden sein: die Beschreibung des Merkmals, die Merkmalsausprägung, das Prüfintervall, der Prüfumfang, die Prüfmittel sowie die Prüfanweisung.
Wenn eine 100%-Prüfung nicht sinnvoll ist, weil sie beispielsweise zu teuer oder nicht möglich ist, werden Stichprobenprüfungen durchgeführt.

3. Prüfanweisungen

Prüfanweisungen enthalten Beschreibungen, wie eine bestimmte Prüfung im Detail durchzuführen ist. Sie sind somit eine Arbeitsanweisung für die Prüfer. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Überprüfungen immer gleichartig und fachlich richtig durchgeführt werden.

Die Festlegung des Umfanges und die Detaillierung der Vorgaben obliegen der Organisation selbst. Dabei müssen immer der Ausbildungsstand der Mitarbeiter, die Komplexität der Prüftätigkeiten, die Anforderungen der Kunden, die rechtlichen Anforderungen und das vorhandene Produktrisiko berücksichtigt werden.

Sind Sie neugierig geworden und wollen mehr Informationen zum Qualitätsmanagement? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf Ihre Nachricht.

Herzlichst, Ihre Andrea Neuber

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